האם העסק שלך חייב למנות ממונה הגנת פרטיות (DPO)? המדריך הפשוט (והלא מאיים)

בעקבות תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, שיחה חדשה החלה במסדרונות של עסקים בישראל. היא מתחילה בלחשושים ומסתיימת בדרך כלל בסימן שאלה גדול: "רגע, אז אני צריך עכשיו להעסיק 'ממונה הגנת פרטיות'? מה זה בכלל אומר?".

עבור רוב בעלי העסקים, המושג DPO (Data Protection Officer) נשמע כמו תפקיד יקר ומסורבל ששמור לתאגידי ענק. האמת, כרגיל, קצת יותר מורכבת. אי ידיעת התשובה לשאלה הזאת עלולה לעלות לכם ביוקר, בעוד שהבנה שלה יכולה לחסוך לכם כסף ולבנות אמון מול הלקוחות.

במאמר הזה, נשים סוף לשמועות ונפרק את הנושא לשפת בני אדם.

מה זה DPO, ולמה שיהיה לכם אכפת? 

תחשבו על המידע של הלקוחות שלכם כמו על צי רכבים. אתם משתמשים בו כל יום כדי שהעסק ייסע קדימה. עד היום, כל עוד לא עשיתם תאונה גדולה, אף אחד לא באמת בדק את תקינות הרכבים.

תיקון 13 משנה את זה. הוא קובע שעסקים מסוימים, אלה עם "צי רכבים" גדול או כזה שנוסע "במהירות גבוהה", חייבים למנות "קצין בטיחות בתעבורה" – זה ה-DPO שלכם.

תפקידו של ה-DPO הוא לא להיות שוטר. תפקידו הוא להיות הנווט שלכם:

• לבדוק את הרכבים: לוודא שתהליכי איסוף ועיבוד המידע שלכם תקינים ובטוחים.

• ללמד את הנהגים: להדריך את העובדים שלכם איך לטפל במידע בצורה נכונה.

• להכין תוכנית לתאונה: להיות איש הקשר מול הרשויות במקרה של דליפת מידע.

במילים פשוטות, הוא האדם שמוודא שהעסק שלכם נוסע מהר, אבל גם בטוח, בכביש המהיר של הדאטה.

מבחן 3 השאלות: האם אתם צריכים DPO?

במקום לקרוא סעיפי חוק, פשוט ענו על השאלות הבאות. אם עניתם "כן" באופן מובהק על אחת מהן, אתם כנראה צריכים DPO:

1. האם "העסק המרכזי" שלכם הוא טיפול במידע בהיקף נרחב?

• תרגום לעברית – האם המודל העסקי שלכם בנוי על איסוף וניתוח שיטתי של מידע על אנשים?

• דוגמאות: חברת פרסום דיגיטלי שמנתחת התנהגות גולשים, אפליקציית ניווט שעוקבת אחרי מיקום, אתר איקומרס עם אלפי לקוחות והיסטוריית רכישות, חברת HR-Tech שמנתחת קורות חיים.

• מי כנראה לא צריך: מסעדה עם רשימת לקוחות לניוזלטר, חנות רהיטים.

2. האם אתם מעבדים "מידע רגיש" בהיקף נרחב?

• תרגום לעברית: האם אתם אוספים מידע על דעות פוליטיות, אמונה דתית, מצב בריאותי, נתונים ביומטריים, או מידע על צנעת הפרט?

• דוגמאות: מרפאה רפואית, אתר היכרויות, חברה למיצוי זכויות רפואיות, אפליקציה שמזהה פנים.

• מי כנראה לא צריך: רוב העסקים הסטנדרטיים שאינם עוסקים בתחומים אלו.

3. האם אתם גוף ציבורי?

• זו השאלה הקלה ביותר. אם אתם רשות ממשלתית או גוף ציבורי אחר, התשובה היא כן.

"אני צריך DPO. מה לעזאזל אני עושה עכשיו?" – האפשרויות שלכם

אז גיליתם שאתם צריכים "קצין בטיחות". זה לא אומר שאתם חייבים להעסיק עובד במשרה מלאה. לעסקים קטנים ובינוניים, יש פתרון חכם ויעיל בהרבה:

DPO כשירות חיצוני (DPO-as-a-Service):
במקום להעסיק מישהו, אתם "שוכרים" מומחה חיצוני (כמו משרד עורכי דין שמתמחה בכך) שישמש כ-DPO שלכם.

היתרונות:

• עלות-תועלת: זה עולה שבריר מהעסקת עובד במשרה מלאה.

• מומחיות: אתם מקבלים גישה למומחה ברמה גבוהה, שהתפקיד שלו הוא להיות מעודכן בכל השינויים בחוק.

• גמישות: השירות מותאם לגודל ולצרכים של העסק שלכם.

מסקנה: אל תפחדו מה-DPO, תשתמשו בו
החובה למנות ממונה הגנת פרטיות היא לא עונש. היא הזדמנות לשדרג את העסק שלכם, לבנות אמון מול הלקוחות, ולהגן על עצמכם מהסיכון הפיננסי הגדול ביותר בעולם הדיגיטלי. הבנת החובה הזו, ובחירת הפתרון הנכון ליישם אותה, היא צעד קריטי בדרך להפוך את העסק שלכם לעמיד ומוכן לעתיד.

לא בטוחים אם אתם צריכים DPO? תוהים מה הפתרון הנכון והכלכלי ביותר עבורכם? צרו קשר לשיחת אבחון קצרה בה ננתח את הצרכים הספציפיים של העסק שלכם וניתן לכם תשובה ברורה.